La formulation

Une fois le concept de base du projet est déterminé et approuvé, c'est le moment d'élaborer les détails. Souvent, ça veut dire rédiger une proposition de projet détaillée. En GCP, on utilise des modèles pour établir :

• Un document narratif, qui donne un aperçu complèt du projet et qui explique en détail :
  
  • La situation des groupes cibles dans la zone d'intervention / le pays ;
  • Qui sont les partenaires;
  • Quels sont les objectifs;
  • Comment les objectifs s'inscrivent dans la politique du donateur / la stratégie de développement du pays;
  • Quelles activités seront exécutées;
  • Quels sont les risques et comment ils seront traités;
  • Comment les partenaires vont collaborer avec les autorités locales et les autres parties prenantes;
• Le projet de budget, détaillant chaque dépense, parfois en les regroupant par activité ou par résultat ;
• Le cadre logique du projet;
• Une planification détaillée des activités;
• D'autres documents qui démontrent comment l'organisation gère ses projets, tels que les formulaires d'identification des partenaires, les fiches d'identification des bénéficiaires et des groupes cibles, le document d'accréditation officielle de l'ONG et ainsi de suite.

Parfois, l'ONG dispose de ses propres modèles (et elle est autorisée à les utiliser ), mais le plus souvent l'ONG est obligé d'employer les modèles du bailleur de fonds.

Souvent, ces modèles aident l'organisation à faire une réflexion profonde sur l'ensemble du projet et de penser à tous les détails. D'autre part, la quantité de détails qui est parfois demandé peut être écrasante et très souvent entre les projets la même information doit être répétée encore et encore - ce qui va de nouveau contre l'idée de la continuité et de l'apprentissage. Mais toutes ces informations permettent aussi aux organisations partenaires d'avoir une bonne idée de la viabilité du projet et des pièges qui se cachent sur la route.

C'est à ce stade que nous pouvons intégrer l'ensemble de l'Approche du Cadre Logique comme une approche participative pour déterminer les différents éléments du projet :

• Valider et détailler chaque élément de la logique d' intervention (la première colonne du cadre logique)
• Réflechir sur la façon dont le projet sera suivi et évalué (deuxième et troisième colonnes du cadre logique ) .
• Réfléchir sur les risques et les hypothèses (quatrième colonne)  et sur comment faire face à des problèmes quand elles se produisent (et leur impact potentiel);
• Planifier l'organisation pratique en détaillant qui fait quoi et quand. Comment organise-t-on la communication et le rapportage? Qui est responsable de quoi ?