Le suivi

PCM cycle - MonitoringSouvent on prend le suivi et le mise en œuvre comme une seule phase parce qu'ils sont si étroitement liés. Il est clair qu'on ne peut pas parler de phases consécutives parce qu'ils vont de pair. L'objet du suivi est de vérifier si votre projet se déroule comme prévu , ce qui signifie que :

  • Les activités sont exécutés comme prévues;
  • Les résultats prévus sont atteints (à temps);
  • Le budget est dépensé comme prévu.

Le suivi ne mets pas en cause les fondaments de votre projet, à savoir la question de savoir si vous faites les bonnes choses.

Pour surveiller les résultats du projet, on utilise les indicateurs du cadre logique. Pour surveiller la progression des activités, la planification (mise à jour) du projet est l'outil principal. Pour contrôler les dépenses, il faut comparer la comptabilité du projet avec le budget.

Dans l'approche GCP, le suivi sert à adapter dynamiquement votre projet aux besoins des bénéficiaires et à l'évolution du context. Le suivi devrait vous permettre de prendre des décisions concernant la gestion de votre projet lors de son exécution:

  • Adapter les activités, ou changer leur ordre, ou mettre un terme à certaines activités parce qu'elles ne mènent pas aux résultats escomptés.
  • Vérifier si les résultats seront atteints dans le temps accordé, et changer les priorités et / ou réacheminer les ressources (personnel, finances , équipement ...) pour s'assurer qu'ils seront achevés.
  • Éviter la mauvaise gestion financière, ou dépenser trop ou trop vite. Peut-être le coût de certaines activités doit être revu. Dans d'autres cas, les coûts s'avèrent plus faibles que prévu, ce qui offre l'opportunité d'organiser des activités supplémentaires qui permettront de dépasser les objectifs initiaux du projet.
  • Déterminer s'il est nécessaire de lancer une procédure de renégociation de certaines éléments de votre contrat. Par example parce que la situation a radicalement changé; parce que certaines risques sont devenus réalité et elles sont plus sévères que prévu; parce que vous avez dépensé plus que prévu; parce que vous voulez réaffecter vos ressources; etc.

En ce sens, le suivi n'égale pas au contrôle. Cependant dans la pratique, le contraire est souvent vrai et l'objectif du suivi est plutôt de satisfaire le bailleur et de produire les rapports nécessaires à temps.

Surveiller les effets d'une série d'ateliers sur l'amélioration des techniques de production de haricots

En tout cas, les informations que vous recevez de votre système de suivi ne sont pas uniquement utile pour la gestion du projet, mais aussi pour en rendre compte. Il existe deux types de redevabilité:

  • Redevabilité vers le bas : les informations de votre système de suivi vous permettent de montrer aux bénéficiaires leurs accomplissements et la façon dont leur situation a progressé depuis le début du projet. C'est aussi un élément de participation et c'est aussi important pour favoriser l'appropriation par les bénéficiaires du projet et de ses résultats.
  • Redevabilité vers le haut : les informations du système de surveillance sont employées pour rapporter aux partenaires, au siège de votre ONG et aux bailleurs de fonds.

En réalité, la redevabilité vers le bas est souvent oubliée, et l'accent est mis sur les rapports au bailleurs. Ecrire des rapports prend beaucoup de temps, en parti parce que l'information doit être versé dans les formats fournis par le bailleur. Ceci est particulièrement vrai pour l'information financière : souvent on consacre beaucoup de temps à s'assurer que tous les billets et toutes les factures sont disponibles et éligibles pour le bailleur; classés et encodés dans le système comptables; vérifiés et vérifiés à nouveau ; audités en interne et en externe ...

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